#20 Caos, pânico e atrasos

Retome o controle do seu tempo

Sep 01, 2023

Olá, aqui é a Ana.

E aqui estou com mais uma edição da nossa querida e amada newsletter da Escola de Liderança.

Para descobrir o tema de hoje, quero que você imagine um dia de rotina corrido…

Você está no seu trabalho, seu celular toca mil vezes com ligações de números estranhos, você recebe notificações de todas redes sociais, seu whatsapp tá bombando de mensagens. E em meio a essas infinitas interrupções você precisa entregar uma lista de demandas imensa, lembra que precisa terminar aquele trabalho da faculdade e ainda fazer exercício físico.

Assim o dia vai passando e quando ele acaba você se dá conta que conseguiu entregar apenas uma demanda da sua lista de afazeres no trabalho, concluiu só metade do trabalho da faculdade e sente um cansaço louco e desiste de ir a academia.

Se identificou? Esse é o exemplo do dia a dia de muita gente que não aprendeu a fazer uma boa gestão de tempo, e é sobre como podemos sair esse #caos que falaremos hoje.

P.S.: Quer muito ler sobre um assunto específico por aqui? Não deixe de me mandar sua sugestão de tema através deste formulário.

CAOS

(Meme: Disaster Girl)

Alguns podem até chamar de caos, mas é nítido como a cada ano estamos cada vez mais conectados e consequentemente em nosso dia a dia, somos constantemente interrompidos por ferramentas, notificações, e-mails e redes sociais, e por aí vai.

É quase impossível focar no que realmente importa ou saber se priorizamos o trabalho certo na hora certa. Os objetivos para o dia se perdem no meio de tarefas de alta prioridade e mensagens aparentemente urgentes.

E ao tentar lidar com essa rotina agitada, é possível que alguns sentimentos ruins acabem se tornando comuns…

De acordo com uma pesquisa da Associação ISMA-BR (International Stress Management Association Brasil), 62% dos brasileiros se sentem estressados por conta do excesso de demandas que precisam lidar em suas rotinas. E segundo dados divulgados esse ano pela OMS, 26,8% dos brasileiros receberam diagnóstico médico de ansiedade.

E assim acabamos deixando várias tarefas para depois. Uma pesquisa realizada com 4.102 pessoas de 22 estados descobriu que 97,4% admitem adiar atividades no seu dia a dia. O levantamento, da Triad Productivity Solutions, empresa especializada em produtividade, também apontou aquelas tarefas que os brasileiros mais empurraram com a barriga nos últimos meses: exercícios físicos (68%), leitura (64,5%), cuidados com a saúde (52,7%) e planejamento financeiro (46,8%).

Mas, é claro que queremos aprender a lidar com essa situação. O mundo está pesquisando como nunca pela palavra “procrastinação”, de acordo com dados do Google Trends de 1º de janeiro a 17 de maio deste ano. Os brasileiros não fogem da tendência: as pesquisas sobre o tema subiram 90% nos últimos cinco anos.

Bom, já deu para entender e acabamos entrando em um ciclo vicioso de excesso de demandas, sentimentos ruins e baixa produtividade. Mas, bora aprender a sair disso?

SOLUÇÃO: GESTÃO DE TEMPO

(Reprodução: GIPHY)

A gestão de tempo é uma habilidade essencial para indivíduos que desejam atingir o máximo de eficiência e produtividade em suas atividades diárias. Ela envolve a alocação cuidadosa do tempo disponível para tarefas, atividades e metas, de modo a alcançar resultados de alta qualidade dentro dos prazos estabelecidos.

Vale ressaltar que a gestão de tempo não se trata apenas de completar tarefas rapidamente, mas sim de tomar decisões estratégicas sobre como investir o seu tempo de maneira inteligente. Autores como Francesca Gino, da Harvard Business School, e Laura Vanderkam, da Princeton University, ressaltam a importância de dominar essa habilidade fundamental para o sucesso pessoal e profissional.

RETOME O CONTROLE DO SEU TEMPO

(Reprodução: GIPHY)

Agora que estamos na mesma página, chegou o que eu acredito ser o momento mais legal. Bora entender como realmente colocar o conceito de gestão de tempo em prática?

Uma das maneiras mais simples de aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo é incorporar uma estratégia comprovada de gestão de tempo na sua rotina diária. Então, aqui estão algumas estratégias que irão te ajudar a definir limites no trabalho, a trabalhar em uma tarefa de cada vez e a programar o seu dia com mais objetividade.

#1 Timeboxing

Timebox é uma estratégia de gestão do tempo orientada a metas, na qual o trabalho é concluído em períodos predefinidos (“timeboxes”). É uma estratégia particularmente eficaz caso você não tenha certeza de quanto tempo está despendendo em cada tarefa e queira lidar com a sua lista de pendências com mais objetividade.

O método Timebox ajuda a dividir grandes tarefas em partes menores e então completá-las num tempo razoável. Cada tarefa deve ter sua duração predefinida exclusiva, que não deverá exceder três horas. Ao dividir o trabalho em partes menores, você pode progredir de maneira constante em direção à sua meta, ao longo de dias ou semanas.

#2 Time blocking

O método Time blocking ou blocos temporais assemelha-se ao Timebox, mas em vez de programar tempo específico para cada tarefa individual, você praticará a criação de blocos de tempo definidos no seu calendário para trabalhos afins. Quando usar blocos de tempo para programar o seu trabalho, você dividirá de maneira eficaz a semana de trabalho em intervalos distintos, nos quais poderá trabalhar em projetos, comunicar-se com colegas, fazer um intervalo de descanso ou até se exercitar. O Time blocking pode ajudar a dedicar mais tempo a um fluxo produtivo e a um trabalho de alta concentração ao permitir que você foque nas atividades sem interrupções.

Para criar um bloco de tempo, comece por identificar as suas prioridades diárias ou semanais. Em seguida, reúna tarefas semelhantes para trabalhar nelas em um bloco de tempo. Por último, pratique o agendamento de blocos de tempo focado no calendário para aderir mais facilmente à sua programação de blocos de tempo.

#3 Técnica Pomodoro

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes. Portanto, para colocá-la em prática você vai precisar de:

Timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva
Uma lista de tarefas (“to-do-list”)
Lápis e borracha

Primeiramente, você deve fazer uma lista de tarefas a serem desempenhadas durante o dia. Depois, basta dividir seu tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas nesses períodos.

Uma dica é criar uma lista de tarefas e, se possível, estimar o tempo de duração de cada uma delas. Você pode escolher utilizar um template pronto ou fazer à mão.

Quando o timer tocar (ao fim dos primeiros 25 minutos), faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo) e faça um breve intervalo de 5 minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café, etc).

#4 Método Eat the Frog

Mark Twain disse, em uma frase que ficou famosa, que “se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”. A estratégia de gestão do tempo Eat the Frog inspira-se nessa citação e anima a enfrentar as tarefas grandes ou difíceis primeiro, antes do trabalho menos importante ou pouco urgente. Esta estratégia é muito útil se você divide o dia entre atividades corriqueiras, trabalho diário e tarefas de alta prioridade.

Com o método Eat the frog você se assegura de realizar o trabalho mais importante todos os dias. Para começar a usar esta estratégia de gestão do tempo, certifique-se de monitorar numa ferramenta centralizada todo o seu trabalho e todas as prioridades, e procure interligar as suas tarefas diárias às metas da empresa. Assim, você poderá identificar mais facilmente as tarefas prioritárias a cada dia e garantir que a sua execução se dará antes das demais. Assim que tiver engolido o sapo do dia, poderá continuar com o resto do seu trabalho.

#5 Método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”)

O GTD te ajuda a ter o controle de todas as suas coisas, ter foco e estar engajado no que faz sentido em sua vida. É uma metodologia para ter as coisas na porta da mente quando você precisa delas. Isso com tudo acontecendo, ou seja, com e-mails, notificações, reuniões, tarefas de casa, escritório etc.

Para usar o método GTD, reúna todo seu trabalho futuro num único lugar. Em seguida, após anotar tudo o que precisa fazer, classifique e priorize o trabalho. Por exemplo, pode haver trabalho que não é mais necessário (e que vai para o “lixo”), trabalho que deve ser realizado em algum momento, mas não agora (e que vai para o projeto ou pasta “para depois”), trabalho que depende de outras tarefas e assim por diante. A ferramenta deve reunir todos os detalhes necessários, e a sua função é trabalhar neles.

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Uma semana tem 168 horas. Como arranjamos tempo para aquilo que é mais importante?

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